Перейти к содержанию
Начать

Словарь · Документы и учёт

Что такое ЭДО

Электронный документооборот

ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами — счетами-фактурами, УПД, актами, договорами — в электронном виде с электронной подписью, обычно через оператора ЭДО. Документ с квалифицированной подписью равнозначен бумажному с собственноручной.

Редакция Omnex OfficeОбновлено Факты проверены

Простыми словами

Вместо того чтобы печатать акт, подписывать ручкой и отправлять почтой, вы отправляете файл через специальный сервис, и обе стороны подписывают его электронной подписью. Юридически это тот же документ, только приходит за минуты.

На чём держится ЭДО

  • Первичный документ можно составить в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
  • Документ с квалифицированной электронной подписью (КЭП) равнозначен бумажному с собственноручной подписью; с простой или неквалифицированной — только если это предусмотрено законом или соглашением сторон (ст. 6 закона № 63-ФЗ).
  • Счёт-фактуру составляют в электронной форме по взаимному согласию сторон и в формате ФНС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Формат счёта-фактуры и УПД утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Когда ЭДО обязателен

  • Товары, подлежащие прослеживаемости: счета-фактуры по ним выставляют и получают только в электронном виде через оператора ЭДО (п. 1.1 и 1.2 ст. 169 НК РФ).
  • Госконтракты по 44-ФЗ, заключённые по итогам электронных процедур: документ о приёмке поставщик формирует и подписывает в ЕИС (ч. 13 ст. 94 закона № 44-ФЗ).

В остальных случаях ЭДО — по договорённости с контрагентом.

Как подключиться

  1. Получить КЭП. Руководитель организации и ИП получают её в удостоверяющем центре ФНС (ст. 17.2 и 17.3 закона № 63-ФЗ).
  2. Если документы подписывает сотрудник — он использует свою КЭП и электронную доверенность от организации, подписанную КЭП (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 закона № 63-ФЗ). Её называют машиночитаемой доверенностью, МЧД.
  3. Выбрать оператора ЭДО и проверить, что контрагенты подключены к нему или доступен роуминг между операторами.
  4. Зафиксировать обмен электронными документами в договоре или отдельном соглашении.

Частые ошибки

  • Сотрудник подписывает документы без доверенности.
  • Контрагент не принял документ, а продавец считает его подписанным.
  • Электронные документы не сохраняют: срок хранения первички — не менее пяти лет после отчётного года, как и для бумажной (ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Пример

ООО продаёт товар, который подлежит прослеживаемости, другому ООО. 30.09.2026 оно отгружает партию и оформляет УПД со статусом «1».

  • Бумажный УПД здесь не подходит: счёт-фактура по прослеживаемому товару должна быть электронной (п. 1.1 ст. 169 НК РФ).
  • Менеджер продавца подписывает УПД своей КЭП и прикладывает МЧД от организации; покупатель подписывает ответную часть в тот же день через своего оператора ЭДО.
  • Если бы менеджер подписал документ без доверенности, подпись не подтверждала бы его право действовать от имени компании, и документ пришлось бы переподписать.

Полезные ссылки

Связанные термины

Источники

Цифры, сроки и ссылки на законы сверены с официальными текстами 30.09.2026. Законы меняются — перед важным решением проверьте актуальную редакцию.

  1. 1.Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6 — равнозначность электронных документов бумажным
  2. 2.Федеральный закон № 63-ФЗ, ст. 17.2 — КЭП юридического лица и подпись представителя по доверенности
  3. 3.Налоговый кодекс РФ, ст. 169 — электронные счета-фактуры, прослеживаемые товары и оператор ЭДО
  4. 4.Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9 — первичные документы в электронном виде
  5. 5.Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ — форматы электронного счёта-фактуры и УПД

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера или юриста по вашей ситуации. Как мы готовим и проверяем материалы

← Все термины словаря